決算変更届とは

決算変更届は、建設業許可を受けている事業者が、その事業年度の財務内容や工事実績などを許可行政庁へ報告する手続きです。許可行政庁とは、建設業許可を担当する国土交通大臣または都道府県知事のことです。

東京都知事許可の場合は東京都へ、国土交通大臣許可の場合は本店所在地を管轄する地方整備局等へ提出します。

• その事業年度に施工した工事
• 許可業種ごとの完成工事高
• 貸借対照表や損益計算書などの財務内容
• 法人事業税または個人事業税の課税・納税状況
• 使用人数や定款などに変更があった場合の変更内容

「決算変更届」という名称から、決算内容に変更があった場合だけ提出するものと思われることがあります。しかし、黒字か赤字か、工事実績が多いか少ないかにかかわらず、建設業許可を受けている間は、原則として毎事業年度の提出が必要です。

提出期限は事業年度終了後4か月以内

建設業法第11条第2項では、許可を受けた建設業者に対し、毎事業年度経過後4か月以内の書類提出を義務付けています。提出期限の考え方は、確定申告の期限とは異なります。

決算が確定してから提出期限までの期間は、実際にはそれほど長くありません。工事台帳、請求書、注文書、税務申告書などを探すところから始めると、思った以上に時間がかかることがあります。決算書が完成した段階で、早めに準備を始めることが大切です。

東京都に提出する主な書類

東京都知事許可の場合、決算報告では複数の書類を作成・提出します。税務申告用の決算書をそのまま添付するだけでは足りず、建設業法上の様式や記載方法に合わせる必要があります。

変更届出書

変更届出書は、決算変更届の表紙となる書類です。許可番号、商号または名称、事業年度、提出する書類などを記載します。東京都では「別紙8 変更届出書」が使用されています。

工事経歴書

工事経歴書は、事業年度中の工事実績を、許可業種ごとに記載する書類です。

• 注文者
• 工事名
• 工事現場の所在地
• 元請・下請の別
• 請負代金の額
• 工期

すべての工事を単純に羅列するとは限らず、経営事項審査を受けるかどうかなどによって記載方法が異なります。工事経歴書には一定の記載順序や範囲が定められているため、最新版の記載要領を確認して作成する必要があります。

直前3年の各事業年度における工事施工金額

直近3年間の完成工事高を、許可業種ごと、元請・下請ごとに記載する書類です。当期だけではなく、前期、前々期の金額も記載します。工事経歴書、財務諸表の損益計算書、直前3年の各事業年度における工事施工金額は、関連する金額が整合していることが重要です。

建設業法に基づく財務諸表

法人の場合は、貸借対照表、損益計算書、完成工事原価報告書、株主資本等変動計算書、注記表などを作成します。一定規模以上の株式会社については、附属明細表も必要になります。個人事業主の場合は、個人用の貸借対照表と損益計算書を作成します。

税理士が作成した決算書と建設業法上の財務諸表では、勘定科目の区分や表示方法が異なることがあります。そのため、税務申告用の決算書の数字を、建設業用の様式へ適切に振り分ける作業が必要です。

事業報告書

東京都では、特例有限会社を除く株式会社について、事業報告書の提出が必要とされています。事業報告書は任意様式ですが、会社法に基づいて作成したものを使用します。合同会社や個人事業主については、通常、この事業報告書は提出書類に含まれません。

納税証明書

東京都知事許可の場合、法人は法人事業税、個人事業主は個人事業税の納税証明書または課税証明書を提出します。個人事業税の証明書が発行されない場合などは、税務署が発行する申告所得税の納税証明書が必要になることがあります。個別の状況については、東京都への確認が必要です。

変更があった場合に提出する書類

使用人数、建設業法施行令第3条に規定する使用人、定款に変更があった場合には、決算報告に合わせて提出する書類が増えることがあります。

「決算変更届を作成するときに、ほかの変更にも気付いた」ということがないよう、会社の状況に変化があった段階で確認することが大切です。

工事実績がない年も提出が必要

事業年度中に工事実績がなかった場合でも、建設業許可を受けている限り、決算変更届の提出が不要になるわけではありません。

工事経歴書には、該当する完成工事がないことが分かるように記載し、財務諸表や納税証明書などの必要書類とともに提出します。また、赤字決算であった場合も、提出義務はなくなりません。確定した決算内容を正確に報告する手続きです。

決算変更届を提出していない場合の影響

決算変更届が提出されていない場合、まず確認すべきなのは、未提出の年度と許可の有効期限です。

東京都は、提出期限が到来している決算報告が提出されていない場合、建設業許可の更新申請、般・特新規申請、業種追加申請はできないと案内しています。

般・特新規とは、一般建設業許可から特定建設業許可へ移行する場合などに行う申請です。そのため、更新直前に未提出が判明すると、過年度分の決算変更届を短期間で整理しなければならないことがあります。

建設業許可の更新は5年ごとですが、決算変更届は5年分をまとめて提出すればよい手続きではありません。毎年、期限内に提出することが原則です。

未提出に気付いた場合は、そのままにせず、許可行政庁または行政書士に確認し、速やかに対応することが大切です。

決算変更届は自分で作成できるか

決算変更届は、事業者様ご自身で作成して提出することもできます。東京都は、手引、様式、記載例などをウェブサイトで公開しています。

工事件数が少なく、会計処理が明確で、前年の提出書類も整理されている場合には、ご自身で対応できることもあります。一方で、許可業種が複数ある場合、工事をどの業種に分類するか迷う場合、元請工事と下請工事が混在している場合などは確認事項が多くなります。

• 兼業売上がある
• 税務申告書と建設業用財務諸表の科目が一致しない
• 工事経歴書と完成工事高の金額が合わない
• 経営事項審査を受ける予定がある
• 役員、営業所、技術者等に変更があった
• 過去の年度が未提出になっている

特に注意したいのが、工事の業種区分と各書類の整合性です。税務上の売上高には、建設工事以外の売上が含まれていることがあります。建設業法上の完成工事高、兼業事業売上高、工事原価などを適切に区分しなければなりません。

単に数字を転記するだけではなく、事業の内容を確認しながら組み替えることが重要です。

決算変更届を毎年整えておくメリット

決算変更届は法令上必要な手続きですが、毎年整理することには実務上のメリットもあります。毎年の工事内容や売上構成を確認することで、次のような変化に気付きやすくなります。

• 現在の許可業種以外の工事が増えている
• 将来的に業種追加を検討する必要がある
• 公共工事に向けて経営事項審査を検討したい
• 営業所や技術者の体制を見直す必要がある
• 許可更新に向けて準備すべき事項がある

ただし、決算変更届に工事を記載しただけで、その業種の許可が取得できるわけではありません。業種追加や特定建設業許可への変更を検討する場合には、営業所技術者等、財産的基礎、施工実績、下請契約の内容など、別の要件を確認する必要があります。

毎年の決算変更届は、現在の事業状況を整理し、今後必要になる手続きを早めに考える機会として活用できます。

期限管理と丁寧な確認を大切にします

行政手続きでは、書類を提出することだけでなく、期限、様式、添付書類、記載内容の整合性を一つずつ確認することが大切です。

私は39年間の行政経験を通じて、事実関係を整理し、定められた基準に沿って確認を積み重ねることの重要性を学んできました。

決算変更届についても、いつまでに提出する必要があるか、どの許可業種に工事を計上するか、財務諸表と工事実績が整合しているか、別途必要な変更届が残っていないか、次の更新や事業展開に向けて準備すべきことがないかを、事業者様と一緒に整理することが大切だと考えています。

開業して間もない事務所ではありますが、行政経験で培った確認力と、地域の事業者様に身近な立場で対応する姿勢を活かし、誠実に取り組んでまいります。

西多摩地域で決算変更届にお困りの建設業者様へ

決算変更届は毎年必要になるため、「今年も期限が近づいてきた」「何を準備すればよいか分からない」と負担に感じる事業者様もいらっしゃると思います。

特に、現場の仕事を優先しながら、工事台帳や請求書を確認し、建設業用の財務諸表を作成することは、決して軽い作業ではありません。

• 初めて決算変更届を提出する
• 提出期限が近づいている
• 前年度までの提出状況が分からない
• 工事経歴書の書き方に迷っている
• 税理士の決算書から財務諸表を作成できない
• 更新や業種追加も検討している
• 役員や技術者等の変更届が必要か確認したい

内倉厚行政書士事務所では、福生市、あきる野市、羽村市、青梅市、西多摩郡など、西多摩地域周辺の建設業者様からのご相談に対応しています。

決算変更届を含め、建設業許可取得後の手続きを継続的に整理し、事業者様が本業に集中できる環境づくりを支えていきたいと考えています。

「何年分提出しているか分からない」「自社で作成できるか確認したい」という段階でも、現在の状況を整理するところから始めることができます。